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步骤 4. 创建模板
每个公司都有需要不断处理的文件，例如发票。管理人员定期手动输入订单项目和金额。请注意：几乎所有文档都是使用相同的模板制作的。因此，请考虑如何在此阶段实现业务自动化，因为这将节省大量时间。你需要：

识别员工定期填写的文件；



让我们查看关键文件并确定其可变部分（例如，发票、合同、申请）。从现有数据库中找出哪些数据可以包含在该文档中。例如，要创建发票，您需要详细信息、产品名称和金额。因此，这些 阿联酋号码数据 字段需要与之相链接。

建议：

使您的模板尽可能灵活，只保留其中文本的主要部分。其余数据将被自动提取。这样，您的文档就不会出现错误和拼写错误，您的员工也将摆脱不必要的文书工作。

表格中经常缺少创建模板所需的数据。在这种情况下，只需添加新字段。

无论合同多么复杂，都可以使用模板来制定，并补充某些条件。为了实现这一点，可以将多个样本合并为一个。

第 5 步：思考邮件
如何实现 business_mailing 自动化

现在是时候考虑如何自动化您的在线业务来与客户合作了。首先，分析一下你在这个方向的活动。

你们有促销或者打折吗？您是否会在节假日向顾客提供折扣或祝贺？如果您这样做，那么您需要考虑如何通知您的客户（通过短信或电子邮件）。您也可以手动组织邮件，但只需您的员工执行此操作即可。其余的工作怎么办？那么想想吧：

公司发送邮件的频率和频率；

什么情况比较适合用短信发送，什么情况比较适合用邮件发送。

一旦您决定了邮寄的频率并制定了计划，您将需要制定程序将补充某些信息的文本。此外，邮件的文本必须确保添加的信息不会改变其结构。例如，在识别邮件时，系统会替换客户的姓名（包括男性和女性）——这意味着正文必须与两种性别相对应。

此外，您的客户应该感受到他们受到关注，因此，文本不能是模板化的。因此，如果这些信件曾经用于手工分发就更好了。

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建议：

包含文中的主要信息。不要在模板中添加不必要的数据（图像和附加文件）。许多用户禁用了附加组件，因此他们根本就无法理解消息的本质。很少有人会想采取不必要的行动，所以他们会立即关闭信件并且不再询问其内容。

如果您发送大量电子邮件，请小心被标记为垃圾邮件。为了避免这种情况，您需要为客户提供拒绝邮寄的可能性。这必须在信件正文中说明；例如，您可以添加相应的链接。

当计划您的邮件时，请考虑服务器的功能：一小时内可以发送多少封信件（如果服务器空闲，则在一分钟内）。您不应该因为已经发送了最大数量的电子邮件而允许您的帐户被阻止。设置邮寄周期。

不要无缘无故地发送邮件，也不要发送得太频繁，否则您可能会激怒那些对空洞信件不感兴趣的订阅者。如果您确信邮寄计划会被遵循，那么请在订阅阶段告知客户：例如，您可以在信中包含短语“每周邮寄”或指定不同的频率。